En el 2014, el Estatuto de los Trabajadores ya plasmaba la obligatoriedad de realizar un registro diario y mensual de “las jornadas parciales”. Tres años después, el Pleno de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo ordena el registro de “las horas extras”. El siguiente paso lo dio el Congreso, al asegurar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador. El Real Decreto-ley 8/2019 buscaba garantizar el cumplimiento de los derechos laborales, especialmente en lo relacionado con las horas extra y los descansos.
Ahora, con la llegada de una inminente ley que promoverá el uso del registro horario digital, se abre una nueva etapa enfocada en la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento normativo.
Todo hace pensar que para ayudar a la correcta adaptación a esta nueva normativa, el Ministerio dará a las empresas un plazo de seis meses para adaptar sus sistemas de registro de jornada al nuevo modelo digital.
¿Qué establece la normativa actual?
Resumiendo un poco el RD, para cumplir con la ley, se requiere:
- Los datos identificativos de la empresa
- Presentar los datos del empleado
- Anotar diariamente, cada turno de los empleados de manera individual
- Detallar el inicio y la finalización de la jornada
- Cumplir con todas las normativas de tiempo máximo de trabajo, descansos y condiciones relacionadas que se dictaminan en el Estatuto de los Trabajadores y en los diferentes convenios colectivos.
- Debe ser fiable y que no pueda modificarse a posteriori
- Mantener el registro en el centro de trabajo a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
- Y, por último, guardar el registro durante al menos cuatro años.
Se puede consultar una Guía del Registro de la Jornada, elaborada por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, ya que presenta diversas peculiaridades según el tipo y la modalidad de trabajo.
¿Qué cambios trae la nueva ley de registro horario digital?
La empresa mantendrá un registro diario de jornada, realizado por medios digitales, que garantice el cumplimiento efectivo de los requisitos previstos en este artículo y en su desarrollo reglamentario. (Artículo 34.1)
La poca fiabilidad del uso del registro en papel, ha llevado al Ministerio de Trabajo a exigir que todas las empresas adopten herramientas digitales para registrar las jornadas laborales. Y con ello, se quiere “simplificar el control horario y mejorar la precisión y transparencia en el registro de las horas trabajadas”.
Para ello, habrá que disponer de un software que permita el registro horario digital de las entradas y salidas, así como el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple. Ese acceso telemático permitirá a Inspección consultar los datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral. Otra de las novedades que Yolanda Díaz viene persiguiendo.
Ventajas de la aplicación del registro horario digital
Empresas
- Garantiza la seguridad jurídica: El registro digital asegura cumplir con la normativa vigente y reduce el riesgo de sanciones.
- Optimización procesos internos: Automatiza el control horario, evitando errores manuales y simplificando la gestión de nóminas y auditorias.
- Transparencia en la planificación: Facilita el seguimiento de turnos, horas extra y descansos.
Trabajadores
- Protección de derechos: Asegura el registro correcto de las horas trabajadas, incluyendo extras y descansos.
- Facilidad de acceso: Los sistemas digitales permiten a los empleados consultar sus horarios y resolver discrepancias rápidamente.
- Confianza y transparencia: Promueve relaciones laborales más equitativas al garantizar un registro claro y accesible para ambas partes.
Cómo implementar un sistema digital de registro horario
Implementar un sistema digital para el control horario no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también mejora la gestión del tiempo y los procesos laborales. Pasos para la implementación:
Tres software de registro horario digital
Puntos fuertes:
- Registro intuitivo de jornadas laborales adaptado a la legislación española, incluyendo fichajes digitales con tarjeta o PIN.
- Compatible con terminales de marcaje y horarios laborales diversos.
- Informes personalizados para auditorías laborales, con análisis de horas extra, absentismo y vacaciones.
- Funciones avanzadas como asignación y análisis de turnos, y exportación de datos en formatos como Excel.
- Total integración con otros módulos de gestión empresarial, como nóminas y proyectos.
Ideal para: Empresas que buscan un sistema integral que combine control horario con otras funciones de gestión empresarial.
Precio aproximado: El costo del módulo de registro horario de Odoo depende del plan que elijas y del número de usuarios. Existe un plan básico para una única aplicación, gratuito para usuarios ilimitados, ideal para empresas pequeñas que solo requieren el módulo de registro horario. Consulta precios pinchando aquí.
Puntos fuertes:
- Plataforma intuitiva con gestión de fichajes, turnos y vacaciones.
- Función de fichaje geolocalizado para empleados móviles.
- Escalabilidad para empresas de cualquier tamaño.
Ideal para: Empresas que buscan una solución flexible y adaptable a diferentes estructuras laborales.
Versión gratuita: Disponible para hasta 30 empleados.
Puntos fuertes:
- Utiliza sistemas de autenticación biométrica, lo que permite fichar mediante lectores conectados por USB o desde dispositivos móviles, ideal para empleados en remoto.
- Se conecta con módulos de gestión de RRHH, nóminas y planificación de turnos, ofreciendo una solución integral para la administración del personal.
- Facilita la interacción entre trabajadores y la empresa, incluyendo la validación de partes de trabajo y acceso a documentos como nóminas y contratos.
Ideal para: Especialmente útil para empresas de trabajo temporal (ETT), permitiendo completar partes de trabajo en línea y eliminar el uso de papel.
Precio aproximado: Aunque no hay una tarifa estándar publicada, su modelo SaaS (Software como Servicio) implica pagos de periódicos. Se recomienda contactar con el proveedor para obtener una cotización personalizada dependiendo del tamaño de la empresa y los módulos requeridos.
Conclusión y llamada a la acción
En un entorno laboral en constante evolución, adelantarse a los cambios legales no solo es una obligación normativa, sino una oportunidad estratégica para las empresas. El registro horario digital no sólo asegura el cumplimiento de la ley, sino que también mejora la transparencia, eficiencia y gestión del tiempo, beneficiando tanto a empleados como a trabajadores.
Desde Access Talento, entendemos que cada organización tiene necesidades únicas. Por ello, invitamos a las empresas a contactarnos no sólo para recibir asesoramiento personalizado sobre la adaptación tecnológica, sino también para cumplir con otra serie de obligaciones legislativas como los planes de igualdad o la diversidad e inclusión en el trabajo.
Escríbenos y trabajemos juntos para aprovechar al máximo cualquier cambio.
